【問313】個人情報保護士 練習問題｜マイナンバー保有制限と廃棄義務

解説

正解

正解は選択肢2です。

各選択肢の解説

選択肢1 → ❌誤り

扶養控除等申告書には7年の保存義務があり、また雇用契約が継続していれば翌年度以降の源泉徴収事務等で継続利用するため、年末調整直後の廃棄はかえって不適切です。

選択肢2 → ✅正解

番号法第20条が特定個人情報の収集・保管を制限し、個人情報保護委員会のガイドライン(事業者編)は、個人番号関係事務を処理する必要がなくなり、かつ所管法令に定められた保存期間を経過した場合に、できるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならないとしています。

選択肢3 → ❌誤り

本人の同意は番号法第20条の保管制限を解除しません。事務の必要がなくなり保存期間も経過すれば、同意の有無にかかわらず廃棄が必要です。

選択肢4 → ❌誤り

管理方法を変えても保管を続ける根拠にはなりません。退職により事務の必要がなくなれば、保存期間の経過後は廃棄・削除が必要です。

背景知識

番号法第20条は特定個人情報の収集・保管を制限しており、個人番号は個人番号関係事務を処理する必要がある場合に限って保管できます。一方で、扶養控除等申告書は7年など、所管法令が書類ごとに保存期間を定めています。したがって廃棄のタイミングは「事務を処理する必要がなくなったこと」と「保存期間の経過」の両方が揃った時点です。雇用契約という継続的な契約関係がある間は、翌年度以降の源泉徴収事務や社会保険の届出事務のため継続保管が認められます。

学習アドバイス

「利用が終わったら即廃棄」と覚えると誤ります。事務の必要性がなくなったか、法定保存期間を過ぎたか、という二つの条件を順に確認して初めて廃棄する、と整理してください。

まとめ

• 保管できるのは事務処理の必要がある間だけ
• 廃棄は所管法令の保存期間経過後に速やかに行う
• 雇用が継続している間は翌年度以降も継続保管できる