【問259】個人情報保護士 練習問題｜FAX受信時の管理

解説

正解

正解は選択肢3です。

各選択肢の解説

選択肢1 → ❌誤り

FAX受信機の設置場所は、セキュリティの観点から重要です。来訪者の目に触れやすい場所や不特定多数が通る場所は避け、関係者のみがアクセスできる場所に設置すべきです。

選択肢2 → ❌誤り

受信したFAX文書に個人情報が含まれている場合、不特定の人が取り出せる状態は情報漏えいのリスクとなります。担当者のみが受信文書を取り扱えるようにすべきです。

選択肢3 → ✅正解

個人情報を含むFAXの受信対策として、受信機を関係者のみがアクセスできる場所に設置し、受信後は速やかに担当者が回収することで、第三者の目に触れるリスクを最小化できます。

選択肢4 → ❌誤り

FAX受信文書の長期間の放置は情報漏えいリスクを高めます。個人情報を含む可能性がある場合は、受信後速やかに回収すべきです。

背景知識

FAXは送信時の誤送信リスクだけでなく、受信時にも情報漏えいのリスクがあります。受信トレイに出力された文書が放置されると、通りかかった人に内容を見られたり、持ち去られたりする可能性があります。対策としては、受信機の設置場所の限定、受信通知機能の活用、速やかな回収体制の整備、ボックス受信機能（メモリに保存し認証後に出力する機能）の利用などが挙げられます。近年のFAX複合機にはボックス受信や受信文書のメール転送機能があり、これらを活用することでセキュリティを向上できます。

学習アドバイス

FAXセキュリティは送信時と受信時の両面から考える必要があります。受信時の対策（設置場所、速やかな回収、ボックス受信）は見落としがちなポイントですので、しっかり押さえておきましょう。

まとめ

• FAX受信機は関係者のみがアクセスできる場所に設置する
• 受信文書は速やかに担当者が回収する
• ボックス受信機能の活用で受信時のセキュリティを向上できる